“Esta diseñado para empresas que desean tener la documentación de procesos actualizada en tiempo real, utilizando una aplicación única de la que somos propietarios que de una forma fácil y casi inmediata permite a la documentación estar disponible a los usuarios independiente de donde se encuentren en el mundo.”
La metodología que usamos esta basada en estándares internacionales desarrollados en la comunidad científica internacional que ha desarrollado la “Arquitectura Empresarial y su Metodología” de implementación. Así mismo nosotros hemos adaptado este conocimiento a la creación de la documentación de las empresas. Ya con más de dos décadas la hemos llevado a un nivel de perfección que permite que ustedes puedan documentar sumamante rápido y con una veracidad de más del 90%.
Dentro de este desarrollo es que construimos una aplicación en línea que permite ir construyendo o actualizando la documentación en tiempo real. Por mencionar un ejemplo de su potencial está en la impresionante rapidez con la que un cambio llega al conocimiento de todos los involucrados. Si una metodología se modifica al momento de actualizar en la aplicación se replica a todos los procedimientos relacionados para que se consulte por todos los involucrados.
La hoja de ruta define los pasos a seguir en la documentación y mapeo de procesos
Fase 1: identifica los procesos a mapear y documentar estableciendo sus entradas y salidas, las conecciones a otros procesos o entidades externas (clientes o proveedores) y sus objetivos de negocio. Así queda definido la razón de ser y los objetivos que debe cumplir en su ejecución.
Fase 2: Contruye completamente el modelo de procesos a documentar con técnicas de levantamiento multi-usuario facilitando y agilizando contar con toda la información requerida. De esta forma los procesos van a contemplar la información que manejan a través de sistemas computacionales así como documentos físicos como formatos, carteles y fotos entre otros que existen. El segundo componente es la definición de como están organizados los procesos, el organigrama, layout general donde aplican los procesos y en su caso las ubicaciones geográficas. Por último esta el componente de recursos donde se encuentran los materiales, financieros como humanos teniendo como uno de sus elementos principales las capacidades o competencias.
Fase 3: Implementa el modelo documentado en el personal responsable de operar y autorizar, donde contempla una capacitación o reforzamiento de los conocimientos de la operación en el personal. Aquí participa el personal de experiencia para apoyar los conocimientos en la capacitación e implementación. Las sesiones se organizan según convenga a la disponibilidad del personal en los lugares que se definan para ello. Contempla un seguimiento en campo para asegurar un plena asimilación del contenido de la documentación.
Fase 4: Opera el modelo de procesos documentado donde están definidos los indicadores de desempeño de las diferentes actividades. Como el objetivo principal de un proceso documentado es que se realice la operación generando los resultados esperados cualquier desviación es una razón de mejora. Entre los detonantes están el reforzamiento en el conocimiento de la documentación, un ajuste a lo que esta docuentado, una competencia por desarrollar, entre otras.
La aplicación tiene la estructura que permite capturar los diferentes aspectos de la empresa. Ayuda en la gestión y difusión de los procedimientos, ya no más procesadores de palabras.
El mapa de procesos es generado para que de manera clara se vea la secuencia de actividades, y la relación con la información, los recursos y el organigrama.
La aplicación genera en automático los procedimientos con la estructura estandarizada que se defina. Esto quiere decir que el documento puede configurarse a los intereses de la empresa.